دفتر کار و اتاق کار هوشمند، اگر از ساخت یک وسیله یا به وجود آمدن یک تکنولوژی جدید مطلع شویم معمولا تمایل داریم آن را برای منزل خود تهیه کنیم اما با وجود اینکه اکثر ما زمان زیادی از روز را در محل کار خود صرف می کنیم توجهی به محیط کار و استفاده از تکنولوژی در آن نداریم.
با توجه به اینکه بیش از یک سوم روز خود را بصورت میانگین در محل کار میگذرانیم شاید بتوان گفت اهمیت داشتن یک دفتر کار که در آن از تکنولوژی های روز هوشمند سازی ساختمان استفاده شده کمتر از هوشمند کردن خانه هایمان نیست.
دفتر کار و اتاق کار هوشمند
دفترکار هوشمند چیست؟
وقتی از دفتر کار هوشمند صحبت می کنیم منظورمان دفتر یا اتاق کاری است که دستگاه های مختلف آن یک اکو سیستم هوشمند ایجاد کرده اند و از طریق اینترنت با یکدیگر درارتباط هستند.
این دستگاه ها اطلاعات را جمع آوری می کنند و اطلاعات ارزشمندی را از آن ها استخراج می کنند.
هدف ما از اجرای یک دفتر کار هوشمند این است با استفاده کردن از تکنولوژی در مصرف انرژی صرفه جویی کرده و بهره وری کارمندان را بالا ببریم تا بتوانند کارهایشان را راحت تر و با آرامش خاطر بیشتری انجام دهند.
مزایای هوشمندسازی محیط کاری
هوشمند کردن دفتر و اتاق کار مزایای بسیار زیادی برایتان خواهد داشت که از همان ابتدای استفاده متوجهشان می شوید. در ادامه لیستی از مهم ترین مزایای هوشمند کردن دفتر کار را مطرح خواهیم کرد.
- بهبود روابط بین افراد
یک دفتر کار هوشمند محیطی را فراهم میکند که در آن به اشتراک گذاشتن فایل ها، همکاری و صحبت کردن افراد با یکدیگر به آسانی انجام می شود و به این ترتیب بهبود رابطه بین افراد می تواند تاثیر مستقیمی بر بهبود عملکرد آن ها در کار شود.
- افزایش بهره‌وری
طیق تحقیقات انجام شده محیط هایی که زیر ساخت مناسبی دارند باعث بهتر شدن عملکرد افراد می گردند
- افزایش تعامل کارمندان
زمانیکه افراد در محیطی کار کنند که مورد پسندشان باشد با انرژی و خلاقیت بیشتری کار میکنند از آنجایی که اساس دفتر کار هوشمند بهره گیری از اینترنت اشیا است؛ داشتن آن می تواند باعث بهبود محیط کار و در نهایت افزایش تعامل افراد در کار با یکدیگر می شود.
- مدیریت آسان‌تر
اگر شما از یک دفتر کار هوشمند استفاده کنید بسیاری از کارها از جمله ساعات کاری، رفت و آمد کارمندان، بررسی وضعیت محیط کار و .... که در یک دفتر معمولی زمان زیادی را از شما می گیرند می توانید به آسانی انجام دهید و وقت خود را صرف کارهای مهم تر نمایید.
- صرفه‌جویی در مصرف انرژی
در یک دفتر کار هوشمند می توانید سیستم روشنایی و سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند را از راه دور و با تلفن همراه خود کنترل و مدیریت کنید و نیازی نیست نگران روشن ماندن چراغ ها یا سیسستم سرمایش و گرمایش باشید و این سیستم ها را می توانید فقط در زمانی روشن کنید که بهشان نیاز دارید.
اتاق جلسه هوشمند
بهینه سازی فضای کاری یکی از مهم ترین اهدافی است که به وسیله اجرای دفتر کار هوشمند محقق می شود و به این وسیله می توان اتاق جلسه را از دیگر بخش ها فضای کار مجزا نمود و برای استفاده بهتر از فضا از یک پلتفرم مدیریت جلسات استفاده کرد. خبر خوب اینکه این قابلیت حتی برای دفترهای کاری کوچک هم مناسب می باشد و لزوما نیازی نیست که این اتاق از نظر فیزیکی از بخش های دیگر مجزا شود.
مزیت استفاده از این سیستم شامل موارد زیر می باشد
- آسان شدن روند رزرو یا دسترسی به امکانات اتاق جلسه
- همگام کردن اتاق جلسه و تقویم، به منظور مدیریت بهتر زمان
- استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده در اتاق جلسه، به منظور بهبود فضای کار
- سرعت‌بخشی و جلوگیری از تداخل ساعات جلسات مختلف
اگر شما بخواهید دفتر کار خود را هوشمند می کنید می توانید از سیستم های زیر استفاده کنید و از مزایای داشتن یک دفتر کار هوشمند بهره مند شوید:
- سیستم امنیتی هوشمند
- سیستم روشنایی هوشمند
- کنترل هوشمند پرده‌ها
- سیستم تهویه و کنترل دمای هوشمند
البته بسته به نیازهایی که در دفتر کار به دنبال رفع آن هستید می توانید از سیستم های دیگر هم استفاده کنید.
چک لیست هوشمند سازی اتاق کار
قبل از اینکه برای هوشمند سازی دفتر کار خود تصمیم بگیرید باید ابتدا اولویت های خود را بشناسید و نیازهای افراد تیمتان را بررسی کنید. در این صورت خیلی راحت تر و بهتر می توانید تصمیم بگیرید که هوشمند سازی را از چه بخش هایی و با استفاده از کدام سیستم ها انجام دهید.
چک لیستی که در ادامه آورده شده به شما کمک می کند بتوانید با دید بازتری برای هوشمند کردن دفتر کار خود اقدام کنید.
1- نیازسنجی
نیازهایتان را بررسی کنید از خودتان بپرسید با تغییر کدام عوامل محیط کار می توانید پیشرفت بهتری را تجربه کنید.
2- تعیین بودجه
اگر برای شروع هوشمند کردن دفتر و اداره کار خود بودجه ی زیادی را درنظر نگرفتید برای قدم اول از یک یا دو راهکاری استفاده کنید که با توجه به نیازتان بیشترین تاثیر را می توانند در محیط کارتان بگذارند و هزینه های دفتر کار شما را کاهش می دهند.
3- توجه به میزان رشد دفتر کار با توجه به نیروهای کار موجود
اگر برنامه کاری و پیش بینی شما برای آینده این است که در اندازه نیروی کارتان قرار است تغییری به وجود بیاید بهتر است از تکنولوژی های منعطف استفاده کنید تا هر زمان که نیاز بود بتوانید دفتر کار هوشمندتان را گسترش دهید.
4- بررسی وضعیت امنیتی محیط کار
اگر دفتر کار شما به گونه ای است که در امنیت آن ضعفی میبینید پیشنهاد ما به شما این است که استفاده از سیستم امنیتی هوشمند را در راس اقدامات خود برای هوشمند سازی دفتر کار قرار دهید. این کار هم باعث آرامش خاطر کارمندان می شود، هم از اموال موجود در دفتر کار محافظت می شود و هم هزینه های شما را کاهش می دهد چون دیگر نیازی به استخدام یک نیروی مجزا برای محافظت از دفتر نخواهید داشت.
برای تصمیم گیری می توانید با کارشناسان شرکت نیروگستران مجری پروژه های هوشمند سازی در شهر شیراز و استان فارس تماس بگیرید و از مشاوره رایگان بهره مند شوید.
